Desayunos de Conocimiento Por moderadorblog - Miércoles 2 de abril del 2014

Lean Management y la Excelencia Operativa

Escrito por José Luis Montes.

No es desconocido para nadie el hecho que en tiempos de crisis, pero también en los de expansión, los mercados son cada día más competitivos. Las empresas tienen pues que afrontar esa competitividad creciente a base de innovación y de cambio; aquellas que no evolucionan constantemente es posible que no sobrevivan a largo plazo.

Es por ello que las empresas ya competitivas pero que desean serlo más, se dedican a perseguir el estatus de “World Class”, es decir, se empeñan en alcanzar la “excelencia operativa”. El “Lean Management”, o gestión lean o gestión ajustada, es la herramienta de gestión moderna que permite a cualquier organización, del tipo que sea, de producción industrial o de servicios, alcanzar la excelencia operativa.

Los sistemas de gestión desarrollados a lo largo del siglo XX han buscado tradicionalmente la competitividad mediante la reducción del coste unitario del producto o del servicio y, por lo tanto, han estado basados en la producción en masa y en las economías de escala. Este sistema de gestión, o sistema tradicional, postula la operativa a gran escala mediante operaciones aisladas e independientes con el objetivo de optimizar la eficiencia de cada operación dentro de un determinado proceso. Para ello, se ha basado en una serie de elementos tales como: la disposición funcional o por proceso, la optimización de los procesos, operación a operación, de forma independiente, maximizando la productividad de cada operación que integra el sistema productivo, la separación entre la oficina y el taller (el cómo hacer de la ejecución), el enfoque operativo “push” contra previsiones, operando a la máxima capacidad posible para después empujar la producción hasta el mercado, la operativa mediante lotes de producción grandes (para minimizar las paradas para preparación de máquina por cambio de producto), los lotes de transferencia grandes (para minimizar los movimientos internos), la calidad controlada al final del proceso, los trabajadores especialistas adecuados a la disposición funcional con estructuración en categorías laborales, el mantenimiento de maquinaria reactivo ante incidencias y en general las organizaciones altamente jerarquizadas con estructuras piramidales y transmisión vertical de la información.

El sistema de gestión tradicional, si bien ha aportado grandes éxitos al desarrollo de nuestra sociedad, se ha mostrado altamente ineficaz para afrontar los retos actuales y de futuro. Ello es debido a una serie de aspectos tales como: desequilibrio en el flujo productivo, falta de flexibilidad, falta de sincronización, stock de producto terminado elevado inconsistente con la demanda del mercado, acumulación del producto en curso o en proceso (stock), dificultad para producir una variedad elevada de productos en corto plazo, tiempos de proceso (y plazos de entrega) largos, retrabajos frecuentes, averías frecuentes de maquinaria y , sobre todo, falta de visibilidad de los problemas.

Frente al modelo tradicional, basado en la obtención de economías de escala, aparece el Lean Management. El Lean Management nace de la aplicación del sistema desarrollado por Toyota (Toyota Production System o TPS), más conocido como el sistema Just in Time (JIT) o justo a tiempo. El Lean Management es asimismo una filosofía de trabajo, pero aplicada a todo tipo de sectores de actividad, ya sean industriales o de servicios, y que postula la gestión por procesos completos, tratando de utilizar la menor cantidad posible de recursos de todo tipo y eliminando así todos aquellos consumos innecesarios. El objetivo del Lean Management es generar valor desde el punto de vista del cliente, reduciendo para ello al máximo las actividades que en las operaciones tradicionales se llevan a cabo y que implican un coste pero que no aportan valor al cliente. El Lean Management se caracteriza por elementos tales como: la disposición en flujo (o por línea o producto), el balanceado o equilibrado entre puestos de trabajo, la toma de decisiones y acciones en el lugar donde acontecen los problemas, el enfoque operativo “pull” contra demanda real, la eliminación de los llamados despilfarros o desperdicios, la operativa mediante lotes de producción y de transferencia pequeños, la calidad integrada en el proceso, los trabajadores polivalentes, el mantenimiento de maquinaria preventivo y predictivo, y las organizaciones planas, horizontales, flexibles y con transmisión horizontal de la información.

Las consecuencias de implantación del modelo de Lean Management son: flujo regular sin interrupciones, capacidad excedente de producción y flexibilidad en variedad y volumen de producto, reducción del stock de materias primas, productos en curso y terminados, reducción de tiempos de proceso (y plazos de entrega), reducción de defectos (mejora de la calidad) y, muy importante, amplia visibilidad de los problemas y resolución de los mismos.

El Lean Management es pues un modelo de gestión enfocado al cliente que busca la identificación de los fallos y errores, que escondía o disimulaba el sistema tradicional, para así poderles dar solución. El Lean Management fomenta el trabajo en equipo y asigna a las personas una relevancia muy superior al sistema tradicional. Se valora su iniciativa y los superiores llevan a cabo más bien un papel de tutores en vez de mandos autoritarios. También los proveedores externos reciben un trato caracterizado por la ayuda y la formación más que por la exigencia, ya que los beneficios del modelo lean aumentan cuando la cadena de valor que llega hasta el cliente lo adopta conjuntamente. El Lean Management se caracteriza también por utilizar herramientas de gestión destacables por su sencillez y su carácter visual.

El Lean Management, comparado con los modelos tradicionales de gestión, proporciona la vía para alcanzar la excelencia operativa y permite, por lo tanto, una gestión más competitiva de la empresa o del negocio, tanto en los aspectos de calidad, como de productividad y costes, de tiempo de respuesta al mercado, de variedad de producto ofrecido y de flexibilidad para adaptarse a las fluctuaciones de la demanda. En definitiva, el Lean Management es la herramienta que permite “mejorar lo que hoy es excelente para sobrevivir el día mañana”.

José Luis Montes es ingeniero industrial, Socio Director de Qazur Consult y profesor de la UPC.

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